Paano Mag-file ng Alpabetikal (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Mag-file ng Alpabetikal (na may Mga Larawan)
Paano Mag-file ng Alpabetikal (na may Mga Larawan)
Anonim

Ang pag-file ng alpabeto ay isang pangunahing paraan upang ayusin ang mga dokumento na nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na maiimbak, ma-access, at pamahalaan ang iyong mga personal at file ng negosyo

Sa pamamagitan ng pagpapatupad ng alpabetikong pag-file sa iyong buhay, titiyakin mong ang lahat ng mga dokumento ay protektado at madaling magagamit. Mayroong maraming mga patakaran sa kung paano mag-file ng alpabeto sa Ingles upang mapanatili ang isang makatwirang sistema ng pagsasampa. Sa kabutihang palad, simple upang makapagsimula sa mga bagong dokumento at hindi pa rin isang mahirap na pagbabago na gagawin kung kailangan mong ayusin muli!

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 2: Pag-file ng Alpabetikong

Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 1
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 1

Hakbang 1. Magpasya sa alpabetikong sistema na iyong gagamitin

Kahit na isang bagay na tila prangka bilang alpabetikong pag-file ay nag-aalok ng maraming mga pagpipilian upang pumili mula sa. Mahalaga na pumili ka ng isang system at gamitin ito nang tuloy-tuloy.

  • Isinasaalang-alang ng pag-file ng sulat-sulat ang bawat titik sa bawat salita sa pagkakasunud-sunod ng hitsura, hindi pinapansin ang anumang mga puwang sa pagitan ng mga salita.
  • Ang pag-file ng Word-by-word ay nag-order ng mga item batay sa unang titik ng bawat salitang magkakasunod.
  • Isinasaalang-alang ng pag-file ng unit-by-unit ang bawat salita, pagpapaikli, at pauna, pag-order ng mga item ayon sa mga ito. Pangkalahatang inirerekomenda ang system na unit-by-unit.
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 2
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 2

Hakbang 2. Pangkatin ang mga item

Sa sandaling mayroon ka ng lahat ng mga item na kailangan mong i-file, magpasya kung paano mo nais na mapangkat ang mga file. Maaari mong piliin ang format ng diksyunaryo, kung saan ang lahat ng mga file ay inilalagay sa isang alpabetikong pagkakasunud-sunod, hindi alintana ang uri ng file o mga item na naglalaman nito. Maaari mo ring gamitin ang format ng encyclopedia, kung saan ang mga item ay pinagsama-sama ayon sa uri o paksa, at pagkatapos ang bawat pangkat ay nakaayos ayon sa alpabeto.

Kung mayroon kang maraming iba't ibang mga uri ng mga item upang mag-file (mga resipe, resibo sa buwis, mga titik, atbp.), Kung gayon makakatulong na gamitin ang format na encyclopedia. Pangkatin muna ang mga item ayon sa uri, pagkatapos ay ayon sa alpabetong pag-order ang mga item sa bawat pangkat. Panatilihing pinaghiwalay ang mga pangkat gamit ang mga divider o color coding

Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 3
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 3

Hakbang 3. I-index ang iyong mga file

Ang pag-index ay ang paraan ng paglalagay ng bawat seksyon ng isang pamagat sa tamang yunit. Upang i-index ang mga item bago i-file ang mga ito, dapat mong paghiwalayin ang mga elemento ng pangalan ng bawat item at lumikha ng isang bagong alpabetikong pangalan, na maaaring naiiba sa karaniwang pangalan. Halimbawa:

  • Ipagpalagay na mayroon kang mga sumusunod na item upang i-index at i-file: isang artikulo sa aardvark na pinamagatang "Nocturnal Feeding of Aardvark," isang talambuhay ng nabanggit na dalubhasa sa aardvark na si Jane A. Doe, at isang pampromosyong brochure para sa isang eksibit sa Detroit Zoo aardvark.
  • Ang talambuhay ni Jane A. Doe ay mai-index bilang "Doe, Jane A.," dahil ang mga huling pangalan ay nauuna sa pag-file. Ito ay isampa sa ilalim ng titik na "D."
  • Ang artikulong "Nocturnal Feeding of Aardvark" ay maaaring ma-index bilang-ay, kung pipiliin mo ang pagpapangkat ng istilo ng diksyunaryo. Maaari itong mai-file sa ilalim ng letrang "N" (para sa "Nocturnal"), gamit ang pagpapangkat na ito.
  • Bilang kahalili, maaari mong i-index ang "Nocturnal Feeding of Aardvark" bilang "Aardvark, Nocturnal Feeding of." Makatuwiran kung gumagamit ka ng isang encyclopedia-style na pagpapangkat, at hindi lamang pag-file ng mga item na nauugnay sa mga aardvark. Ang item ay isusumite sa ilalim ng “A.”
  • Ang brochure na pang-promosyon ay maaaring mai-index bilang "Aardvark, exhibits (Detroit Zoo)." Makatuwiran kung inaasahan mong magkaroon ng maraming mga materyales sa mga exhibit na aardvark-halimbawa, maaari kang magkaroon ng isa pang item na mai-index bilang "Aardvark, exhibits (Toledo Zoo)."
  • Bilang kahalili, ang brochure na pang-promosyon ay maaaring mai-index bilang "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)." Maaari itong magkaroon ng kahulugan kung inaasahan mong magkaroon ng maraming mga item na nauugnay sa Detroit Zoo, o kung nais mong gumamit ng isang estilo ng encyclopedia na pag-file sa mga item sa pamamagitan ng lokasyon ng heyograpiya.
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 4
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 4

Hakbang 4. Mag-order ng mga alpabeto ayon sa alpabeto ayon sa kanilang na-index na pangalan

Ang pangkalahatang panuntunan para sa pag-file ng alpabeto ay upang ayusin ang mga item sa pagkakasunud-sunod mula sa A (una) hanggang sa Z (huling). Gumamit ng lalong tiyak na impormasyon upang makilala ang pagitan at mag-order ng magkakahiwalay na mga item. Halimbawa:

  • Ang pagkakasunud-sunod ng iyong na-index na mga file sa nakaraang hakbang ay maaaring maging (nakasalalay sa system na ginagamit mo): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)," at "Nocturnal Feeding of Aardvark" O "Aardvark, exhibits (Detroit Zoo), "" Aardvark, Nocturnal Feeding of, "at" Doe, Jane A."
  • Ang isang file para sa "Wallaby" ay darating pagkatapos ng isang file para sa "Emu." Ang isang file para sa "Kangaroo" ay magkakaroon ng pagitan, at isang file para sa "Aardvark" ay darating bago ang isa para sa "Bear" at isa para sa "Emu." Bibigyan ka nito ng sumusunod na order ng file: "Aardvark," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby."
  • Kung nagdagdag ka pagkatapos ng isang file para sa "Anteater," darating ito pagkatapos ng anumang mga file para sa "Aardvark." Dahil parehong nagsisimula sa letrang "A," kailangan mong tingnan ang pangalawang titik ng bawat salita ("N" at "A," ayon sa pagkakabanggit) upang matukoy ang pagkakasunud-sunod, at pagkatapos ay ayusin ang mga file batay dito. Ang bagong order ay: "Aardvark," "Anteater," "Bear," "Emu," "Kangaroo," "Wallaby."
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 5
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 5

Hakbang 5. Lagyan ng label ang iyong mga folder ng file

Upang gawing madali ang paghahanap ng mga item, lagyan ng label ang bawat file folder na may tamang pangalan ng na-index ng (mga) item na naglalaman nito. Papadaliin din nito ang pagpapakilala ng mga bagong file sa wastong pagkakasunud-sunod.

  • Ilagay ang mga item sa folder na itinalaga para sa kanila.
  • Maaari mo ring makita na kapaki-pakinabang na kulay ang iyong mga file upang mapabuti ang kakayahang magamit. Halimbawa, kung gumagamit ka ng isang encyclopedia-style na pagpapangkat, bigyan ang bawat pangkat ng magkakahiwalay na kulay, at lagyan ng label ang bawat item / file sa bawat pangkat na may kanya-kanyang kulay.
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 6
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 6

Hakbang 6. Idokumento ang sistema ng pag-index at pag-file

Maging pare-pareho sa iyong system sa pag-index at pag-file, anuman ito. Siguraduhin na ang sinumang may access sa mga file ay may kamalayan sa system. Halimbawa, maaari kang lumikha at magbahagi ng isang dokumento na nagdedetalye sa mga alituntunin ng iyong system ng pag-file. Matutulungan nito ang lahat na magamit nang mahusay ang system ng pag-file.

Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 7
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 7

Hakbang 7. I-file nang maayos ang mga bagong item

Ilagay ang mga file sa gabinete batay sa mga naka-index na pangalan at pagkakasunud-sunod ng alpabeto, ayon sa system na iyong ginagamit. Ilipat ang kasalukuyang mga file kung kinakailangan upang maglagay ng mga bagong file sa tamang lugar.

Bahagi 2 ng 2: Pakikitungo sa Mga Espesyal na Kaso

Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 8
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 8

Hakbang 1. Mag-file ng mga item sa ilalim ng kanilang makabuluhang term

Minsan, makatuwiran na mag-file ng mga item batay sa mga pangunahing salita, anuman ang pagkakasunod-sunod na lilitaw ang mga salita sa isang pamagat o pangalan. Tinitiyak nito na ang isang file ay maaaring ma-index at matatagpuan gamit ang pinaka-lohikal na term. Halimbawa

Ang "First Bank of Chicago" ay maaaring ma-index at mai-file bilang "Chicago, First Bank of." Ang "Chicago" ay ang pangunahing term sa entry na ito, sa halip na "Una" o "Bank," lalo na kung maaari kang magkaroon ng iba pang mga item na may magkatulad na pangalan, tulad ng "First Bank of Tulsa" o "Chicago Bank and Trust."

Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 9
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 9

Hakbang 2. Mag-order ng mga pangalan ayon sa apelyido

Ang mga karaniwang pamantayan sa pag-file ay inirerekumenda ang pag-index ng mga indibidwal sa apelyido muna, dahil ang apelyido ay itinuturing na makabuluhang term.

  • Kaya, ang "Jane A. Doe" ay mai-index at isampa bilang "Doe, Jane A."
  • Maglagay ng mga pamagat (Dr., Gng., Major, atbp.) Sa dulo. “Si Dr. Si Jane A. Doe,”halimbawa, ay mai-index at isampa bilang“Doe, Jane A., Dr.”
  • Pangkalahatan, mag-order ng mga pangalan habang binabaybay ang mga ito, sulat-titik. Halimbawa, ang "MacDonald" ay darating bago ang "McDonald." Gayundin, ang "D '," "L'," "Le," "de," atbp ay itinuturing na bahagi ng pangalan, hindi magkakahiwalay na mga yunit. Halimbawa, mag-order ng mga file na "Heinlein," "Le Guin" "L'Engle," at "Wolfe" sa pagkakasunud-sunod na iyon (at HINDI bilang "L'Engle," Le Guin, "" Heinlein, "" Wolfe ").
  • Ang isang karaniwang pagbubukod sa mga patakarang ito tungkol sa mga pangalan ay kapag ang pangalan ng isang indibidwal ay bumubuo ng bahagi ng isang pangalan ng negosyo o organisasyon. Sa mga kasong ito, tratuhin ang pangalan ng indibidwal bilang mga yunit sa loob ng pangalan ng negosyo. Halimbawa, ang “Jane A. Doe Pest Control” ay isasampa sa ilalim ng “J,” at HINDI nai-index bilang “Doe, Jane A. Pest Control.”
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 10
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 10

Hakbang 3. Huwag pansinin ang mga artikulo, koneksyon, at preposisyon

Ang mga artikulo (tulad ng "a," "an," at "the"), mga koneksyon (tulad ng "at," "ngunit," at "o"), at preposisyon (tulad ng "para sa," "ng," at Ang "in") ay karaniwang nilaktawan kapag nag-index at nag-file ng alpabeto, dahil hindi ito itinuturing na makabuluhang mga term. Ito ang kaso kahit na nabuo nila ang simula ng pangalan ng isang item. Halimbawa:

  • Ang isang "Imbestigasyon ng Mga Kasanayan sa Pagpapakain ng Emu" ay isasampa sa ilalim ng "E," para sa "Emu" (ang makabuluhang salita sa pamagat ng item na ito), sa halip na "A" para sa "an."
  • Ang "Doe at Smith Pest Control" ay isampa pagkatapos ng "Doe, Jane A." Ang parehong mga naka-index na pangalan ay nagsisimula sa salitang "Doe," kaya't lumipat ka sa susunod na makabuluhang term sa bawat ("Smith" at "Jane," ayon sa pagkakabanggit) upang matukoy ang pagkakasunud-sunod ng file. Balewalain ang salitang "at," dahil hindi ito makabuluhan.
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 11
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 11

Hakbang 4. Tratuhin ang mga pagpapaikli na parang nabaybay

Kapag ang pag-index at pag-file ng mga item, maaari kang makatagpo ng mga pagpapaikli tulad ng "Mfg." (para sa "Paggawa") o "Inc." (para sa "Isinama). Pangkalahatan, dapat mong i-index at i-file ang mga item na parang nabaybay ang mga pagdadaglat na ito, sa halip na simpleng mga string ng mga titik.

Halimbawa, ang “Jane A. Doe Mining Company” ay isasampa pagkatapos ng “Jane A. Doe Mfg.”

Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 12
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 12

Hakbang 5. Karaniwan ang mga file na file

Habang nag-file ng mga item ayon sa alpabeto, maaari kang makatagpo ng mga numerong nasa loob ng kanilang mga pamagat. Karaniwan, ang mga numero ng file ay karaniwang, sa halip na parang binaybay. Ang mga numero ay isinampa rin bago ang mga liham.

  • Halimbawa, ang "3M Company" ay isasampa bago ang "100 Mahusay na Mga Ideya sa Negosyo" (dahil ang "3" ay bago ang "100").
  • Ang "Mahusay na Mga Ideya sa Negosyo" at "Mahusay na Mga Pinuno ng Negosyo" ay isasampa pagkatapos ng "100 Mahusay na Mga Ideya sa Negosyo," dahil ang mga numero ay nakaayos bago ang mga titik.
  • Ang mga bilang na nabaybay na ay itinuturing na mga salita, kaysa sa mga bilang. Halimbawa, i-file ang mga item na "100 Mahusay na Mga Namumuno sa Negosyo," "Mga Mahusay na Ideya sa Negosyo," at "Dalawang Daang Mahusay na Mga Ideya sa Negosyo" sa pagkakasunud-sunod na iyon.
  • Kung hinahatid nito ang iyong mga layunin sa pag-file, gayunpaman, maaari kang gumawa ng isang pagbubukod at palaging mag-file ng mga bilang na parang binabaybay.
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 13
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 13

Hakbang 6. Makitungo sa anumang mga espesyal na character

Anumang mga hindi alpabetikong o hindi numerong character na nakasalamuha mo kapag nag-index at nag-file ng mga item ay dapat isaalang-alang. Gayunpaman, kung ano ang gagawin sa mga character na ito, nakasalalay sa kanilang uri:

  • Ang bantas (tulad ng mga apostrophes, panahon, at kuwit) ay karaniwang hindi pinapansin kapag nag-index at nag-file ng mga item. Halimbawa, i-file ang "Best Coffee ng Washington," at "Washington State Fair" sa pagkakasunud-sunod na iyon.
  • Ang mga diacritics ay itinuturing na kaukulang titik, nang walang marka ng diacritic. Halimbawa, i-file ang "Éclair" bilang "Eclair," at "Über" bilang "Uber." Ang pagbubukod dito ay kapag nagsasumite ka alinsunod sa alpabeto ng isang wika na gumagamit ng mga diacritics, kung saan dapat mong sundin ang normal na pagkakasunud-sunod ng alpabeto ng wikang iyon.
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 14
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 14

Hakbang 7. Gamitin ang pangkalahatang tuntunin na "wala bago ang isang bagay" kung kinakailangan

Pangkalahatan, ang mga puwang (kasama ang bantas at iba pang mga elemento na nilaktawan) ay hindi pinapansin kapag nag-file ng alpabeto. Gayunpaman, sa mga kaso kung saan mayroon kang mga item na nagsisimula sa parehong paraan, gumamit ng isang puwang o panuntunang "wala bago ang isang bagay" upang matukoy ang pagkakasunud-sunod ng pag-file.

  • Halimbawa, i-file ang "North East Bank," "North East Manufacturing" at "Northeast Bank," sa pagkakasunud-sunod na iyon.
  • Gayundin, "Doe, Jane A." ay isampa bago ang "Doe, Jane A., Dr."
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 15
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 15

Hakbang 8. Kilalanin ang mga file sa pamamagitan ng mas detalyadong impormasyon, kung kinakailangan

Sa mga bihirang kaso, ang impormasyon sa alpabeto ay hindi sapat upang matukoy ang pagkakasunud-sunod ng mga file. Sa mga kasong ito, dapat mong gamitin ang karagdagang impormasyon sa pag-index at pag-order ng mga item. Markahan ang karagdagang impormasyon na ito sa kani-kanilang mga file upang matulungan kang makilala ang mga ito. Halimbawa:

  • Kung mayroon kang mga item para sa dalawang magkakaibang indibidwal na nagngangalang Jane A. Doe, maaari mo silang orderin ayon sa petsa ng kapanganakan. Ang file na "Doe, Jane A. (b. 1853)" ay darating bago i-file ang "Doe, Jane A. (b. 1967).
  • Maaari ka ring mag-order ng mga item ayon sa heograpiya kapag kailangan mong gumawa ng mga pagkakaiba. Kung mayroon kang mga file para sa tatlong magkakaibang bangko sa tatlong magkakaibang lokasyon, at ang bawat bangko ay tinatawag na "First United Bank and Trust," maaari mo silang orderin ayon sa alpabeto sa pagkakasunud-sunod ng "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank at Trust (Oklahoma), "at" First United Bank and Trust (South Dakota)."
  • Gayundin, kung mayroon kang mga item para sa dalawang magkakaibang mga oso o uri ng mga oso, makikilala mo pa sila lalo, batay sa mga species, lokasyon ng pang-heyograpiya, atbp. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng mga file sa "Bear, Brown" at "Bear, Grizzly" (sa pagkakasunud-sunod na iyon), o mga file sa "Bears (European)" at "Bears (North American)" (sa pagkakasunud-sunod na iyon).
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 16
Mag-file ng Alpabetikong Hakbang 16

Hakbang 9. Isapubliko ang mga pagbubukod at mga espesyal na patakaran

Siguraduhin na ang bawat isa na gumagamit ng iyong mga file ay may alam tungkol sa anumang mga pagbubukod sa mga pamantayang alituntunin na itinatakda sa iyong system ng pag-file. Makakatulong ito na matiyak na ang bawat isa ay maaaring gumamit ng system ng pag-file nang maayos at mahusay.

Inirerekumendang: