Ilang bagay ang mas mahalaga sa isang maayos na tanggapan kaysa sa isang system ng pag-file na gumagana. Kung ikaw lang ang mag-a-access ng mga file o magbabahagi ka sa isang tauhan, dapat na ayusin ang sistemang pag-file na pinili mo upang makita ng lahat ang hinahanap nila. Kung mahirap gamitin ang system ng pag-file, mag-hang ka sa mga papel dahil sa takot na mawala ang mga ito sa mga file, at malapit kang magkaroon ng mga tambak na papel na sumasakop sa iyong mesa.
Mga hakbang
Hakbang 1. Magpasya sa isang file system
Anuman ito, dapat itong magkaroon ng kahulugan, upang malalaman mo nang eksakto kung nasaan ang bawat piraso ng papel. Ang iyong mga pagpipilian ay:
- Alpabetikal Ang system na ito ay pinakamahusay kung ang karamihan sa iyong mga file ay magiging pangalan ng mga kliyente, pasyente o customer.
- Paksa o kategorya: Karamihan sa mga file system ay inayos ayon sa paksa o kategorya, na gumagana nang maayos kapag na-set up nang tama, ngunit maaari ding maging ang pinaka nakalilito kung hindi ito.
- Bilang / Nakasunod-sunod. Pinakamainam ito kapag ang iyong mga file ay binubuo pangunahin sa may bilang o napetsahang materyal, tulad ng mga order sa pagbili o resibo.
Hakbang 2. Punan ang iyong mga drawer ng file ng mga nakasabit na folder
Ang mga nakabitin na folder ay hindi matatanggal, gumaganap bilang mga may hawak ng lugar para sa mga sobre ng manila na tatanggalin mo mula sa drawer.
Hakbang 3. Pagbukud-bukurin ang iyong mga papel sa mga tambak ayon sa kategorya
Kung ang isang tumpok ay nakakakuha ng higit sa isang pulgada o dalawang taas, hatiin ito sa mga subcategory. Kung ang isang tumpok ay masyadong manipis, pagsamahin ito sa isa pang tumpok at palitan ang pangalan. Ang mga pangalan ng mga tambak ay dapat gawing madali upang matukoy kung aling pile ang napupunta sa bawat piraso ng papel.
Hakbang 4. Ilagay ang bawat pile sa isang folder ng manila at malinaw na lagyan ng label ito
Mahusay na gumamit ng mga folder na may mga tab na nasa gitna kaysa sa madulas dahil ginagawang mas neater ang mga file.
Hakbang 5. Ilagay ang mga folder ng manila sa mga nakabitin na folder
Para sa karamihan ng mga file, gagana ang mga regular na nakabitin na folder, ngunit para sa makapal na mga file o mga file na kailangan mong hatiin sa mga subcategory, gumamit ng mga folder sa ilalim ng kahon. Maaari kang mag-order ng mga folder subalit nais mo, ngunit ang karamihan sa mga tao ay gumagamit ng isang alpabetikong sistema sa puntong ito.
Hakbang 6. Lagyan ng label ang mga nakabitin na folder na may parehong mga pangalan ng mga folder ng manila
Ilagay ang lahat ng mga plastic tab sa kaliwa ng folder maliban kung gumagamit ka ng isang lateral file cabinet. Para sa mga lateral file, na tumatakbo pakaliwa pakanan kapag binuksan mo ang drawer kaysa harap sa likod, ilagay ang mga tab sa kanang bahagi.
Hakbang 7. Maglagay ng isang supply ng mga nakabitin at manila folder malapit sa mga file upang madali kang magdagdag ng isang folder kung makita mo ang iyong sarili na may isang piraso ng papel na hindi kabilang sa isang mayroon nang folder
Iwasan ang mga folder na masyadong makapal o masyadong payat. Maaari mo ring i-relabel ang mga folder at muling ipamahagi ang mga papel kung magpapasya kang kailangan mong muling ikategoryahin.
Hakbang 8. Sa pagtatapos ng taon, alisin ang lahat ng mga folder, lagyan ng label ang mga sariwang folder ng manila na may parehong mga pangalan ng kategorya at ilagay ang mga ito sa mga file
Dumaan sa mga lumang folder upang makita kung may kailangang ilipat sa kasalukuyang mga file, at ilagay ang natitira sa iyong archive.
Mga Tip
Maaari kang matukso na i-color-code ang iyong mga file, gamitin ang iyong computer upang mag-print ng mga label ng file o kung hindi man ay gawing mas kaakit-akit ang iyong mga file. Gayunpaman, kapag kailangan mong gumawa ng isang pagbabago, tulad ng pagdaragdag ng isang solong folder, hindi ka nasisiyahan kung nakita mong wala ka sa mga tamang kulay na folder o kailangang magsulat ng isang label ng file. Mahusay na gawing simple ang mga bagay
Mga babala
- Huwag kailanman lumikha ng isang sari-sari na tumpok para sa kung ano ang hindi mo maikakategorya, sapagkat ang lahat ay magtatapos doon.
- Sa sandaling nakapagtatag ka ng isang file system, dapat kang sumabay sa iyong pag-file. Magtabi ng oras bawat araw upang kumuha ng mga papel mula sa iyong desk at i-file ang mga ito. Labanan ang tukso na magtakda ng isang malalim na basket ng pag-file sa tuktok ng iyong mga file, dahil pupunan mo lang ito, at ito ay magiging isa pang file.
