Ang pag-oayos ng isang gabinete sa pag-file ay maaaring maging matigas, maging ito man ay isang gabinete sa bahay na puno ng mga bayad na bayarin at impormasyon sa buwis o isang gabinete sa trabaho na puno ng mga nakumpletong proyekto at invoice. Isaayos ang iyong gabinete sa pag-file sa pamamagitan ng pag-aalis ng mga lumang file, paghanap ng isang sistema ng pag-file na gagana para sa iyo, at patuloy na pinapanatili ito.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 4: Paglilinis ng Lumang Mga Dokumento
Hakbang 1. Bumili ng isang filing cabinet kung wala ka
Maghanap ng isang mahusay na kalidad ng gabinete na isang mahusay na sukat para sa iyong bahay o tanggapan na nasa loob ng iyong badyet. Isaalang-alang ang isang hindi masusunog at hindi tinatagusan ng tubig na gabinete, sa kaso ng anumang natural na mga sakuna na maaaring saktan ang iyong tahanan. Ang isang bundle ng naturang mga kabinet ay matatagpuan sa mga lokal na tindahan, tindahan ng muwebles, tindahan ng karpintero at mall.
Hakbang 2. Simulang dumaan sa iyong mga file
Itabi ang anumang halatang halatang luma o hindi kinakailangan. Itabi:
- Mga resibo para sa mga produktong hindi mo na pag-aari.
- Junk Mail
- Mga lumang bayarin para sa mga serbisyong hindi mo na ginagamit
- Mga sulat sa negosyo mula sa isang dating trabaho
- Mga selyo na hindi mo na kailangan
Hakbang 3. Huwag matakot na makawala sa mga bagay
Habang ang ilang mga dokumento tulad ng mga sertipiko ng kapanganakan at impormasyon sa buwis ay malinaw na mahalaga, maaaring may mga junk mail o mga lumang resibo na mukhang mahalaga ngunit talagang hindi. Pag-isipan ang bawat dokumento habang nagpapasya ka, at isipin kung maaari itong maging kapaki-pakinabang sa hinaharap. Kung hindi mo ito hahanapin kung nawala ito sa loob ng isang taon, marahil ayos lang na itapon ito.
Hakbang 4. Mag-ingat kapag itinatapon ang mga bagay sa trabaho
Tiyaking tanungin ang iyong mga superbisor bago mo itapon ang anumang bagay, dahil maaaring mas mahalaga ito kaysa sa iniisip mo. Ang iyong kumpanya ay maaari ring magkaroon ng mga patakaran tungkol sa kung gaano katagal ang mga bagay na dapat panatilihin at kung paano nila kailangang itapon.
Hakbang 5. Magpasya kung aling mga bagay ang kailangang itago
Sa pangkalahatan ay depende ito sa kung gaano sila katatapos o kapaki-pakinabang. Gumamit ng paghuhusga at pag-isipan kung ang mga dokumento ay magiging kapaki-pakinabang o kinakailangan sa hinaharap. Kung totoong mahalaga sila, panatilihin ang mga ito. Para sa impormasyon sa buwis, mga tala ng seguro at mahahalagang dokumento, panatilihin ang mga ito sa mga sumusunod na tagal ng panahon:
- Panatilihin ang impormasyon sa pagbabalik ng buwis sa loob ng 7 taon, pati na rin ang anumang mga resibo para sa mga item na iyong binawas mula sa iyong mga buwis. Maaaring i-audit ng IRS ang anumang pagbabalik ng hanggang 6 na taon pagkatapos na maisampa ang iyong mga buwis.
- Itago ang mga tala ng seguro, pahayag ng mortgage at patunay ng mga donasyong pangkawanggawa hanggang sa tatlong taon.
- Siguraduhin na panatilihin ang napakahalagang mga dokumento tulad ng mga sertipiko ng kapanganakan at pag-aasawa, mga kard sa seguridad sa lipunan, mga titulo, akda, at pasaporte. Panatilihing ligtas ang mga ito at huwag kailanman mapupuksa ang mga ito.
Hakbang 6. Pinutol ang bawat dokumento na iyong naitabi
Ang pagtatapon ng mga hindi naharang na dokumento ay maaaring iwanang nakalantad ang iyong personal na impormasyon sa sinumang makakakita sa kanila. Kahit na hindi ka sigurado kung sensitibo ang dokumento, pinakamahusay na gupitin ito dahil maaaring naglalaman ito ng mga address, petsa ng kapanganakan o iba pang impormasyon.
Hakbang 7. Pinutol o nawasak din ang digital media
Maraming mga bayan at negosyo ang magkakaroon ng mga shred araw kung saan ang mga lokal o empleyado ay maaaring magdala ng mga lumang floppy disk, CD o hard drive upang masira. Titiyakin nila na tapos ito nang tama.
Bahagi 2 ng 4: Pagsasaayos ng Iyong Mahahalagang Mga Dokumento
Hakbang 1. Simulan upang ayusin ang natitirang mga file
Lumipat sa isang desk o malaking mesa at ayusin ang mga papel sa mga tambak na lohikal at may katuturan sa iyo. Ito ang magiging iyong mga indibidwal na file. Gumawa ng mga tambak na makakatulong sa iyo na makahanap ng eksakto kung ano ang iyong hinahanap. Isaalang-alang ang mga kategorya para sa mga kabinet sa bahay tulad ng:
- Mga utility
- Auto
- Medikal
- Alaga
- Negosyo
- Bahay
- Mga buwis
- Pananalapi
Hakbang 2. Magtanong ng mga katrabaho para sa payo tungkol sa mga kabinet sa trabaho
Maaaring may mga tukoy na kombensyon ng kumpanya para sa pag-aayos ng mga papel sa iyong lugar ng trabaho. Kung hindi, mag-file ng sunud-sunod o alpabetikong. Tanungin ang malinis na mga katrabaho kung anong mga system ang pinakamahusay na gumagana para sa kanila.
Hakbang 3. Panatilihing simple ang iyong mga kategorya
Ang mas tiyak na nakukuha mo, mas maraming mga file ang magkakaroon ka, na nangangahulugang mas maraming kalat sa iyong gabinete. Panatilihing mas pangkalahatan ang iyong pangunahing mga file, at pagkatapos ay ayusin ang mga dokumento sa loob ng mga ito.
Hakbang 4. Magpasya kung aayusin ayon sa pangalan o petsa
Kapag naayos mo na ang bawat papel sa tamang tumpok nito, simulang isaayos ang mga ito sa paraang madali itong hanapin.
- Para sa mga listahan ng alpabeto, tulad ng mga tatak sa mga resibo, ilagay ang mga item na nagsisimula sa A sa tuktok ng stack, nagtatrabaho hanggang sa Z.
- Para sa mga pagsunud-sunod ng magkakasunod, tulad ng mga petsa ng pagbabalik sa buwis, ilagay ang pinakabagong mga dokumento sa tuktok ng stack, nagtatrabaho patungo sa pinakalumang mga dokumento sa ibaba.
Hakbang 5. Ilagay ang bawat isa sa iyong mga stack sa isang folder
Ilagay ang mga papel upang ang dokumento sa tuktok ng stack ay nasa harap ng folder. Mapapanatili nito ang mga dokumento sa parehong pagkakasunud-sunod kung saan mo inayos ang mga ito.
Bahagi 3 ng 4: Paggawa ng Mga File na Madaling Mahanap
Hakbang 1. Malinaw na lagyan ng label ang bawat folder
Tiyaking ang pagsusulat sa tab ay malaki, nababasa, at may katuturan sa iyo at sa iba pa sa iyong tanggapan o pamilya. Gumamit ng tagagawa ng label para sa labis na kalinawan.
Hakbang 2. Hayaan ang bawat drawer na magkaroon ng sarili nitong kategorya, at markahan din ito ng malinaw
Hatiin ang iyong mga file sa mga drawer sa mga paraan na may katuturan sa iyo, sa bawat drawer na naglalaman ng isang natatanging kategorya. Ang bawat kategorya ay dapat maglaman ng mga kaugnay na mga file, na makakatulong sa iyo na makahanap ng mga bagay nang mas madali.
- Ang impormasyong pampinansyal tulad ng mga dokumento sa buwis, mga file ng pamumuhunan at mga pahayag ng mortgage ay maaaring mapunta sa isang drawer.
- Ang mga personal na dokumento tulad ng mga sertipiko ng kapanganakan, pasaporte at tala ng medikal ay maaaring mapunta sa isa pang drawer.
- Ang mga manwal ng tagubilin para sa iba't ibang mga item ay maaaring mapunta sa iba pa.
Hakbang 3. Isaalang-alang ang paggamit ng mga may kulay na mga folder
Kung gagawin mo ang katumbas na kulay sa memorya, gagawing mas madaling hanapin ang iyong mga papel. Kung mayroon ka nang mga folder ng manilla, magdagdag ng kulay sa kanila ng mga highlight o may kulay na mga marker. Maaaring magamit ang mga may kulay na label nang mas subtly para sa parehong layunin.
Hakbang 4. Gamitin ang iyong system ng kulay upang lumikha ng mga subcategory sa loob ng iyong mga drawer
Ang isang drawer ng Mga Materyal na Impormasyon, halimbawa, ay maaaring nahahati sa mga folder tulad ng "Mga Elektronikong Manwal," "Mga Manwal ng Power Tool" at "Mga Manwal sa Paglilinis ng Mga Supply."
Hakbang 5. Baguhin ang iyong system kung walang katuturan
Pagkatapos ng isang buwan o dalawa na paggamit, huwag matakot na baguhin ang mga bagay na hindi gumagana para sa iyo. Ilipat ang iba't ibang mga file sa harap, o paghiwalayin ang mga kategorya na mahirap paghiwalayin. Tandaan na ang iyong gabinete ng pag-file ay isang sistema para sa iyo, at kailangan itong sumunod sa daloy ng iyong trabaho.
Bahagi 4 ng 4: Pagpapanatili ng Samahan
Hakbang 1. Maging maagap upang manatiling maayos
Magbayad ng agarang pansin sa mail at mga dokumento sa kanilang pagdating, at sa sandaling nakitungo ka sa kanila, i-file kaagad ito.
Hakbang 2. Mag-set up ng isang inbox sa iyong desk sa bahay o opisina
Tumingin sa iyong papasok na mail isang beses sa isang araw. Hindi ka mawawalan ng track ng anupaman sa ganitong paraan, at hindi ito magtipun-tipon. Ang pag-file ay hindi magiging tulad ng isang gawain na ginagawa ng kaunti sa bawat oras.
Hakbang 3. Muling ayusin ang iyong gabinete
Inirerekumenda ang taunang pag-aayos muli, at maaari mo itong linisin bawat buwan kung mayroon kang isang malaking bilang ng mga file. Ang pangunahing mapagkukunan ng kalat sa pag-file ng mga kabinet ay ang mga lumang dokumento na hindi mo na kailangan, kaya't linisin at pilasin ang mga lumang bagay kung kinakailangan.
Hakbang 4. Isaalang-alang ang pag-convert ng ilan sa iyong mga file sa digital media
Ang mas maraming mga dokumento na maaari mong panatilihin sa format na digital, mas kaunting kalat na kalat ang magkakaroon ka sa isang filing cabinet. Ang mga magagandang kandidato para sa pag-scan ay may kasamang mga resibo, patunay ng donasyon, o mga pahayag sa bangko. Ang ilan ay maaaring maging magagamit na online.
Hakbang 5. Gumawa ng isang master document
Sa dokumento, ipaliwanag kung paano gumagana ang iyong system ng pag-file at kung saan matatagpuan ang mga bagay. Sa kaganapan ng emerhensiya o hindi inaasahang problema, maaaring kailangan malaman ng iba kung paano hanapin ang iyong mga file.
Mga Tip
- Panatilihing naka-lock ang iyong mga kabinet ng pag-file kung mayroon kang mga usisero na bata o prying miyembro ng pamilya.
- Kung mayroon kang problema sa pagbukas ng lock, tingnan ang Paano Pumili ng isang Filing Cabinet Lock.
- Mag-imbak ng mga sensitibong dokumento tulad ng mga sertipiko ng kapanganakan o mga titulo sa pamagat sa isang kahon ng kaligtasan o kaso ng dokumento na walang katibayan kung nag-aalala kang hindi sapat ang ligtas ng file cabinet.
Mga babala
- Kung nakatira ka sa isang lugar na madaling kapitan ng lindol, i-bolt ang mga kabinet sa isang matatag na pader. Pipigilan nito ang kanilang pagkahulog sa isang tao o pag-block ng isang pintuan sa panahon ng isang seismic event.
- Maingat na i-load ang iyong mga file. Kung ang isang nangungunang drawer ay puno at ang mga drawer sa ibaba nito ay walang laman, maaari itong matapos.
