Ang bawat isa ay may mahalagang mga dokumento, mula sa isang sertipiko ng kapanganakan hanggang sa impormasyon sa pagbabangko, na nais nilang panatilihing ligtas at ligtas. Habang hindi namin nais na mag-isip tungkol sa mga hindi magagandang bagay na nangyayari, ang mga dokumentong ito ay lahat mahalaga kung mayroong anumang uri ng emerhensiya o sakuna. Sa kabutihang palad, ang pag-iimbak at pagprotekta sa kanila ay madali. Sa ilang mga tool sa pagpaplano, samahan, pag-digitize, at pag-iimbak, mapapanatili mo ang lahat ng iyong mahahalagang dokumento sa isang ligtas na lugar.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Pagprotekta sa Iyong Mga Dokumento
Hakbang 1. Kumuha ng isang portable, fireproof lockbox para sa mahahalagang dokumento
Ang pinakamahusay na paraan upang maprotektahan ang iyong mahahalagang dokumento ay ang isang lockbox sa bahay. Ito ang inirekomenda ng FEMA para sa pag-iimbak. Kumuha ng isang fireproof, lockable box upang ang iyong mga dokumento ay ligtas sa isang emergency. Siguraduhin din na ang kahon ay madaling bitbitin upang madala mo ang iyong mga dokumento kung kailangan mong umalis.
- Ang mga tindahan ng hardware o tanggapan ng opisina ay karaniwang nagdadala ng mga kaso ng pagdala ng dokumento. Mahahanap mo rin sila online.
- Ang mga lockbox ay maaaring may susi o kumbinasyon na kandado. Alinmang pipiliin mo, tiyaking itinatago mo ang susi o kombinasyon sa isang ligtas na lugar na maaari mong maabot. Sabihin sa iyong pamilya kung saan hahanapin din ang mga ito.
- Iniisip ng ilang tao na ang paglalagay ng kanilang mga dokumento sa isang ligtas ay ang pinakamahusay na plano, ngunit hindi ka maaaring magdala ng malaki o mabigat na ligtas. Nangangahulugan ito na maaaring mawala sa iyo ang iyong mga dokumento kung kailangan mong umalis sa iyong tahanan. Ang isang portable lockbox ay isang mas mahusay na pagpipilian.
Hakbang 2. Ilagay ang lahat ng mga dokumento sa mga plastic bag bago i-lock ang kahon
Habang ang mga lockbox ay karaniwang hindi tinatablan ng tubig, maaaring mangyari ang paglabas, lalo na kung may baha. Dahil maaaring sirain ng tubig ang mahahalagang dokumento, pinakamahusay na magdagdag ng pangalawang layer ng proteksyon. Ilagay ang lahat ng mga dokumento sa mga natatatakan na plastic bag bago ilagay ang mga ito sa loob ng kahon.
Maaari mo ring iwanan ang kahon sa isang mataas na lugar, tulad ng sa isang istante o sa isang pangalawang palapag, bilang isang labis na pag-iingat laban sa pinsala sa baha
Hakbang 3. Iwanan ang lockbox sa isang naa-access na lugar na maaari mong maabot nang mabilis
Maaaring hindi mo nais na isipin ang tungkol sa pag-alis ng iyong bahay nang nagmamadali. Gayunpaman, kung mayroong anumang uri ng emerhensiya tulad ng isang natural na sakuna, hindi mo masayang ang oras sa paghahanap para sa iyong mga dokumento. Iwanan ang iyong lockbox sa isang lugar na madali mong maabot upang madali mo itong maagaw. Makakatipid ito sa iyo ng mahalagang oras sa isang emergency.
- Dapat mong itago nang kaunti ang kahon, kung sakaling may magnanakaw na pumasok sa iyong bahay. Ang paglalagay nito sa likod ng iyong aparador ay dapat sapat, basta alam mo kung nasaan ito at maaari mong makuha ito sa pagmamadali.
- Sabihin sa iba pang mga miyembro ng iyong sambahayan kung saan naroroon ang kahon, kung sakaling kailangan nilang umalis nang mabilis kapag wala ka roon.
Hakbang 4. Lagyan ng label ang kahon upang madaling makilala
Kung nagmamadali ka o kailangan ng iba na kunin ang kahon, tiyaking madaling makilala. Maglagay ng label dito na nagsasabi ng tulad ng "Mahalagang Mga Dokumento." Sa ganitong paraan, madali mong mahahanap at maagaw ang kahon sa isang emergency.
Hakbang 5. I-back up ang lahat ng iyong mahahalagang dokumento sa mga digital na kopya
Palaging posible para sa mga pisikal na dokumento na mapinsala o mawala, kaya't ang isang digital backup ay napakahalaga. Gumamit ng isang scanner at i-digitize ang lahat ng mga dokumento na itinatago mo sa lockbox. Sa ganitong paraan, magkakaroon ka ng mga backup kung alinman sa mga iyon ang nasira o nawala.
- Mayroon ding mga smartphone app na pinapayagan kang kumuha ng mga larawan at maiimbak ang mga ito bilang mga PDF. Ito ay isang mabilis at madaling paraan upang mai-backup ang iyong mga dokumento.
- Ang pag-digit ng hindi gaanong mahalagang mga dokumento ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang mabawasan din ang kalat sa iyong tahanan. Kung nasasabik ka sa sobrang papel, makakatulong ito sa iyong maging maayos.
Hakbang 6. Iimbak ang iyong mga digital na kopya sa hindi bababa sa 2 mga ligtas na lokasyon
Ang isang digital backup ay isang mahusay na pagsisimula, ngunit kailangan mo ring tiyakin na protektahan mo ang mga ito. Sa pangkalahatan, panatilihin ang iyong mga digital file sa hindi bababa sa 2 mga lokasyon upang mas malamang na mawala ka sa kanila. Maaari mong mai-load ang mga file sa isang naaalis na flash drive at iwanan ang drive na iyon sa iyong lockbox, at i-upload din ang mga file sa isang ligtas na cloud storage account. Sa ganitong paraan, mayroon kang maraming mga paraan upang ma-access ang iyong mga dokumento sa isang emergency.
- Tiyaking pinoprotektahan mo ng password ang anumang mga folder na nakaimbak ka ng mahahalagang dokumento. Itakda ang iyong mga cloud file sa pribado, at maglagay ng isang password sa mga folder sa iyong computer o flash drive.
- Maaari mo ring iimbak ang flash drive o hard drive sa ibang lockbox sa iyong bangko. Sa ganitong paraan, mayroon kang mga digital na kopya sa 2 pisikal na lokasyon.
Paraan 2 ng 2: Pag-iimbak ng Tamang Mga Dokumento
Hakbang 1. Ilagay ang lahat ng iyong mga personal na dokumento sa pagkakakilanlan sa portable lockbox
Sa kaganapan ng isang sakuna, kakailanganin mong mapatunayan ang iyong pagkakakilanlan at mga ugnayan ng pamilya. Itabi ang mga orihinal ng anumang kailangan mong kilalanin ang iyong sarili at ang iyong pamilya sa lockbox.
- Kasama sa mga dokumento sa pagkakakilanlan ng sarili ang iyong pasaporte, sertipiko ng kapanganakan, kard sa seguridad panlipunan, at mga tala ng berdeng card o imigrasyon. Dapat ka ring mag-iwan ng isang kopya ng iyong lisensya sa pagmamaneho o ID na ibinigay ng estado.
- Kung nagsilbi ka sa militar sa anumang oras, pagkatapos isama mo rin ang iyong service ID at mga talaan.
- Para sa iyong mga relasyon sa pamilya, isama ang iyong mga tala ng kasal o diborsyo, mga sertipiko ng kapanganakan ng mga bata, mga papel ng pag-aampon o pangangalaga ng bata, at mga tala o tag ng pagmamay-ari ng alagang hayop.
Hakbang 2. Iimbak ang iyong mga rekord sa pananalapi upang patunayan kung ano ang pagmamay-ari mo
Mahalaga ang mga tala ng pananalapi at pagmamay-ari para sa muling pagbabayad at seguro pagkatapos ng anumang uri ng sakuna, kaya't isama rin ang mga ito sa iyong lockbox. Maglagay ng mga record ng papel ng lahat ng pag-aari mo at lahat ng iyong mga assets upang mabawi mo ang mga ito kung may aksidente at kailangan mong umalis.
- Kabilang sa mga mahalagang tala ng pagmamay-ari ang gawa sa iyong bahay, pagtatasa ng halaga ng pag-aari, pamagat sa iyong sasakyan at iba pang mga dokumento sa pagpaparehistro, iyong kalooban, at impormasyon sa bank at retirement account. Isama rin ang mga kopya ng anumang mga plano sa seguro na mayroon ka.
- Pangkalahatan, ang mga tala para sa kamakailan-lamang o patuloy na mga obligasyong pampinansyal ay dapat na nasa kahon din. Kasama sa mga halimbawa ang iyong mga dokumento sa mortgage, impormasyon sa utang, alimony, suporta ng bata, mga awtomatikong tala ng pagbabayad para sa mga cable, gym, utilities, o subscription, at pinakahuling mga pagbabalik sa buwis.
- Kung inuupahan mo ang iyong bahay sa halip na pagmamay-ari nito, isama ang iyong kasunduan sa pag-upa o pag-upa.
Hakbang 3. Isama ang iyong mga medikal na tala upang hindi mawala ang mga ito
Kakailanganin mo rin ang iyong mga tala ng kalusugan at medikal sakaling magkaroon ng emerhensiya. Tiyaking mayroon kang mga tala ng pagbabakuna at bakuna, mga listahan ng mga gamot na kinukuha mo, isang listahan ng iyong mga alerdyi o kundisyon sa kalusugan, impormasyon ng iyong segurong pangkalusugan, mga form ng medikal na kapangyarihan ng mga abugado, at impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa iyong mga doktor at dentista upang maabot mo ang mga ito kung maabot mo ang mga ito kailangan.
- Tandaan na isama ang lahat ng impormasyong ito para sa iba pang mga miyembro ng iyong sambahayan o pamilya din.
- Kung mayroon kang anumang mga kapansanan, tiyaking magdagdag ng mga tala na nagpapatunay nito pati na rin ang anumang mga gawaing papel para sa iyong mga benepisyo o kabayaran.
- Kung mayroon kang alagang hayop, isama rin ang mga tala ng beterinaryo.
Hakbang 4. Kumuha ng mga larawan ng anumang mahalagang mga item o pag-aari para sa saklaw ng seguro
Hindi lahat ng pagmamay-ari mo ay maaaring magkasya sa iyong lockbox, kaya ang pag-iingat ng mga larawan ng mahahalagang item ay makakatulong kung may nasira at kailangan mong magsumite ng mga claim sa seguro. Kumuha ng mga larawan ng anumang mahalaga na maaaring mapinsala sa isang aksidente. Mag-imbak ng mga pisikal na kopya ng mga larawan sa kahon, at mag-upload din ng mga digital na kopya sa isang flash drive o cloud storage file.
Ang ilang mga item na maaaring kailanganin mo ng saklaw para sa isama ang iyong bahay, kotse, likhang sining, nakolektang mga item, o mamahaling electronics
Hakbang 5. Mag-iwan ng ilang cash sa lockbox kung sakali
Kung mayroong isang pagkawala ng kuryente o kailangan mong umalis sa iyong bahay, maaaring hindi mo ma-access ang iyong bank account. Mag-iwan ng emergency cash fund ng maliliit na bayarin, hindi hihigit sa $ 20 bill, kung sakali mangangailangan ka ng pera sa panahon ng emerhensiya.
Bagaman mahalaga ang pagkakaroon ng emergency cash, huwag iwanan doon ang lahat ng iyong tinitipid. Ang pera sa isang bank account ay naseguro ng FDIC at ang pera sa iyong lockbox ay hindi. Mas mahusay na iwanan ang karamihan ng iyong matitipid sa bangko at itago lamang ang maaaring kailanganin mo sa cash
Hakbang 6. Gumamit ng isang lockable file cabinet para sa hindi gaanong kahalagahan ng mga papeles
Ang anumang sambahayan ay may maraming iba pang mga gawaing papel na hindi kritikal at hindi kailangang nasa iyong lockbox. Ang pinakamahusay na paraan upang maiimbak ang mga dokumentong ito ay sa isang metal, maaaring i-lock na cabinet ng file. Pinapanatili silang protektado at organisado, at hindi ka dapat magalala tungkol sa pagsubok na dalhin sila kung kailangan mong iwanan ang iyong tahanan.
- Ang ilang mahahalagang ngunit hindi kritikal na papeles ay nagsasama ng kamakailang mga pahayag sa bangko, mga pagbabalik sa buwis na higit sa isang taong gulang, mga papeles sa paaralan o trabaho, mga bayarin sa utility, mga pahayag ng credit card, at mahahalagang mga resibo.
- Pangkalahatan, kung ang mga bayarin o pahayag ay lampas sa isang taong gulang, maaari mo itong pilitin. Maaari mo ring i-digitize ang mga ito kung nais mong itago ang mga tala nang walang anumang kalat.
Mga Tip
- Kung mas gusto mong itabi ang iyong mga dokumento sa labas ng iyong bahay, maaari ka ring magrenta ng isang lockbox sa iyong bangko. Magtanong sa isang nagsasabi tungkol sa iyong mga pagpipilian.
- Upang maghanda para sa isang emergency, magandang ideya ring mag-imbak ng pagkain, tubig, mga gamot, flashlight, isang portable radio, at isang first aid kit.
Mga babala
- Kung sakaling may emerhensiya at kailangan mong umalis kaagad sa iyong bahay, unahin muna ang kaligtasan ng lahat. Maaaring maghintay ang iyong mga dokumento hanggang sa ang lahat ay makalabas.
- Huwag ilagay ang panganib sa iyong buhay o kaligtasan upang mai-save ang iyong mga dokumento.
