Ang mga file ng papel ay maaaring maging isang sakit, lalo na kapag nagtatambak sila sa iyong mesa. Upang makakuha ng mas mahusay na hawakan sa iyong mga ligaw na papel at resibo, subukang pag-uri-uriin ang lahat ng iyong mga hindi naitala na dokumento. Susunod, gumamit ng isang filing cabinet o drawer upang pag-uri-uriin ang iyong mga file sa iba't ibang mga folder. Kung nais mong ganap na alisin ang kalat ng iyong opisina, maaari mong i-upload ang iyong mga dokumento sa isang computer, wiki, o ibang cloud-based system. Sa isang pangunahing plano sa lugar, mas mahusay mong mapangasiwaan ang maraming uri ng mga file sa iyong puwang sa opisina!
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagsala Sa Pamamagitan ng Iyong Mga Dokumento
Hakbang 1. Paghiwalayin ang mga dokumento na kailangang i-file mula sa mga ginagamit mo pa rin
Habang sinisimulan mong ayusin ang iyong mga papel, gumawa ng isang tumpok para sa mga handa nang mailagay at isang hiwalay na tumpok para sa mga kailangang manatili sa iyong mesa. Kumuha ng isang 2-slot na tagapag-ayos ng papel para sa iyong desk upang ang iyong mga dokumento ay mananatiling organisado kahit na matapos ang paunang pag-uuri at proseso ng pag-file. Panatilihin ang mga dokumentong gagamitin mo sa 1 puwang at ang mga handa nang isampa sa iba pa.
Hakbang 2. Pumili ng isang araw bawat linggo upang mai-file ang iyong papeles
Huwag hayaan ang iyong mga basket ng mga bagong dokumento na mawalan ng kontrol; sa halip, magtabi ng isang araw o 2 upang ayusin at ayusin ang iyong mga file. Kung hindi ka makitungo sa maraming mga resibo at dokumento sa iyong workspace, maaaring kailangan mo lamang ng 1 araw upang matapos ang trabaho. Gayunpaman, kung ang iyong trabaho ay nagsasangkot ng maraming mga papeles, baka gusto mong magtabi ng 2-3 araw upang ayusin ang iyong hindi maayos na mga dokumento.
Ang pag-aayos ng iyong mga file bawat linggo ay ginagawang mas mapapamahalaan ang proseso ng samahan
Hakbang 3. Lagyan ng label ang lahat ng iyong mga file ng mga itinapon na petsa upang maiwasan ang kalat
Bago mag-file ng anumang mga bagong dokumento, suriin nang mabuti ang petsa at mga nilalaman ng bawat file. Kung ang dokumento ay tumutukoy sa isang nagpapatuloy na proyekto o iba pang isyu, isulat ang "in-progress" sa tuktok ng file. Kung tinalakay ng papel ang isang nakumpletong proyekto, lagyan ng label ang file bilang "nakumpleto." Bilang karagdagan, markahan ang isang oras kung kailan ang file ay hindi na kinakailangan, at ang dokumento ay maaaring mabuusan o muling magamit.
Kung mabilis mong ini-scan ang mga file, makakatulong sa iyo ang mga notasyong ito na makita ang tamang file nang mas mahusay
Hakbang 4. I-recycle ang anumang mga hindi kaugnay na dokumento sa halip na i-file ang mga ito
Huwag ipagpalagay na ang bawat file ay nararapat sa isang lugar sa iyong pag-file ng gabinete o drawer. Sa halip, itabi ang anumang hindi kinakailangang mga dokumento sa iyong basurahan. Kung naglalaman ang iyong mga file ng anumang personal na impormasyon, putulin ang mga dokumento sa halip na i-recycle ang mga ito.
Nag-shred ng anumang mga file na may impormasyon sa pananalapi at account, iyong numero ng seguridad sa lipunan, o iba pang mga sensitibong detalye
Paraan 2 ng 3: Pagpili ng isang Sorting System
Hakbang 1. Pumili ng isang pisikal na puwang sa imbakan para sa iyong mga file
Suriin ang layout ng iyong workspace, at isipin kung anong sistema ng pag-file ang pinakamahusay na gagana. Kung mayroon kang isang opisina, ang isang malaking gabinete ng pagsasampa ay maaaring isang mahusay na pagpipilian. Gayunpaman, kung mayroon kang isang mas maliit na workspace, kung gayon ang isang drawer o basurahan ay maaaring mas may katuturan sa lohikal.
- Kapag bumibili ng isang bagong imbakan system, subukang unahin ang kalidad kaysa sa presyo.
- Anuman ang iyong system ng pag-file, tiyaking maglagay ng mga sensitibong dokumento sa isang ligtas na folder.
Hakbang 2. Ayusin ang iyong mga papel ayon sa petsa kung ang iyong mga file ay sensitibo sa oras
Pumili ng isang sistemang pang-organisasyon na nagbibigay ng pinaka-kahulugan para sa iyong negosyo o puwang sa opisina. Kung ang iyong trabaho ay nakasentro sa paligid ng mga deadline, subukang mag-order ng iyong mga folder na may kamakailang petsa sa harap. Sa paglipas ng mga araw, ipagpatuloy ang pagdaragdag ng mga bagong folder at file sa harap ng file ng cabinet o drawer.
- Maaari kang magkaroon ng magkakahiwalay na mga file sa mga araw, linggo, o buwan, halimbawa.
- Halimbawa, kung nagtatrabaho ka bilang isang consultant sa buwis, makabuluhan na isampa ang mga dokumento ng iyong mga kliyente ayon sa petsa.
- Mahusay na gumagana ang sistemang ito para sa mga indibidwal na nagtatrabaho sa mga materyal na hindi sensitibo sa oras.
Hakbang 3. Magdisenyo ng isang sistema ng pag-uuri na nakabatay sa kalendaryo kung haharapin mo ang mga sunud-sunod na mga file
Kung makitungo ka sa isang malaking dami ng mga file sa iyong puwang sa tanggapan, subukang magdagdag ng isang "tickler" na sistema ng pag-file sa iyong mga kabinet at drawer. Katulad ng isang kalendaryo, ang sistemang "tickler" ay gumagamit ng 12 malalaking folder upang kumatawan sa bawat buwan, na may kasamang 28-31 na mga subfolder na kasama ng bawat malaking folder para sa bawat araw ng buwan. Subukang gamitin ang pamamaraang ito kung mayroon kang isang trabaho na nakatuon sa petsa.
- Halimbawa, kung nagtatrabaho ka para sa isang kumpanya ng pag-export, maaaring mas madaling pag-uri-uriin ang iyong mga file ayon sa buwan at petsa sa halip na isang pangkalahatang kategorya.
- Ang sistemang ito ay mas mahusay para sa mga indibidwal na mas gusto ang kongkreto, bilang ng mga organisasyon, na taliwas sa color-coding.
Hakbang 4. Pagbukud-bukurin ang iyong mga file ayon sa paksa kung nais mong kategoryain ang iyong mga papel
Pumili ng iba't ibang mga kategorya para sa iyong mga folder, pagkatapos ay mag-order ng mga ito ayon sa kaugnayan. Kapag nag-aayos ng iyong filing cabinet o drawer, ilagay ang mga folder na may pinakamaraming kaugnayan at kahalagahan sa harap. Ipagpatuloy ang pag-uuri-uri ng iyong mga file na ito ang nasa isip, kaya madali kang mag-access sa mga mahahalagang dokumento.
Halimbawa, kung ikaw ay isang tagapayo sa pananalapi para sa isang kumpanya, mas may katuturan na pag-uri-uriin ang iyong mga dokumento ayon sa kahalagahan at kaugnayan, tulad ng "pamumuhunan," "payroll," at "mga buwis."
Hakbang 5. Piliin ang mga malawak na pangalan ng kategorya para sa iyong mga file
Huwag gumamit ng mahaba, labis na tukoy na mga label para sa iyong mga folder. Sa halip, subukang pumili ng mga pangkalahatang, kasama na mga label, upang hindi ka magkaroon ng isang mahirap na oras sa pag-aayos ng mga bagong file sa paglaon. Kung nais mong lumikha ng isang mas tukoy na system ng pag-file, subukang magdagdag ng mga subfolder sa iyong mas malaki, mas pangkalahatang system ng pag-file.
Halimbawa, ang "Mga Ulat sa Gastos para sa Abril 3" ay hindi magiging isang mahusay na kategorya para sa isang pangkalahatang folder, dahil napakahusay nito. Sa halip, lagyan ng label ang folder bilang "Mga Ulat sa Gastos," na higit na bukas ang pagtatapos
Tip:
Ang mga gumagawa ng label ay isang madali at mahusay na paraan upang maikategorya ang iyong mga file.
Hakbang 6. Kulay-code ang iyong mga dokumento upang lumikha ng isang nakakaakit na paningin na system
Mamuhunan sa iba't ibang mga multi-color file folder at label. Susunod, magtalaga ng iba't ibang mga kategorya ng file sa iba't ibang mga kulay ng folder at label, upang mapanatili mong pare-pareho ang iyong system ng pag-file. Subukang gamitin ang parehong mga kulay at kategorya sa buong iyong mga kabinet at drawer ng pag-file, upang ma-access mo nang mabilis at mahusay ang iba't ibang mga file.
- Halimbawa, lagyan ng label ang iyong mga dilaw na folder para sa mga sulat sa email, mga pulang folder para sa mga form na nauugnay sa buwis, at mga berdeng folder para sa payroll.
- Subukang gumamit ng mga scheme ng kulay at label na madaling tandaan. Halimbawa, ang berde ay maaaring maging isang mahusay na label ng kulay para sa mga pormang pampinansyal, dahil ang kulay na berde ay madalas na nauugnay sa pera.
- Ang sistemang ito ay pinakamahusay para sa mga visual na nag-aaral.
Paraan 3 ng 3: Pagkuha ng isang Digital na Diskarte
Hakbang 1. I-scan ang iyong mga file ng papel upang maiimbak ang mga ito nang digital
Tuwing magdagdag ka ng isang bagong file sa iyong gabinete o drawer, gumamit ng isang scanner upang mag-upload ng isang digital na bersyon ng file sa iyong computer. Kung kailangan mong ma-access ang isang file nang mabilis, magkakaroon ka ng mas mabilis at mas madaling oras sa paghahanap sa iyong desktop computer kaysa sa pag-shot mo sa maraming mga folder. Kung ang iyong buong sistema ng pag-file ay nakabatay sa papel, i-scan at i-upload ang iyong mga file upang lumikha ng isang digital backup.
- Huwag ma-stress kung wala kang isang digital filing system! I-scan lamang at i-upload ang iyong mga file ng 1 folder nang paisa-isa.
- Maaari mo ring i-scan ang mga file gamit ang ilang mga app ng telepono.
Hakbang 2. Pumili ng pare-parehong mga pangalan para sa lahat ng iyong mga file
Pumili ng mga label para sa iyong mga digital na dokumento na madaling hanapin at ma-access. Sa isip, subukang sundin ang mga file na ito sa isang pare-pareho sa kanila, tulad ng isang petsa o apelyido, sapagkat mapapadali nito ang kanilang pag-uuri-uriin. Kung kinakailangan, isama ang anumang mga kaugnay na lokasyon, mga dataset, o mga numero ng bersyon sa mga pamagat ng iyong mga file.
- Huwag gumamit ng anumang mga espesyal na character sa iyong mga pamagat ng file, dahil hindi maproseso ng tama ng mga computer.
- Halimbawa, lagyan ng label ang iyong dokumento bilang 20031124 kapag sumangguni sa isang tukoy na petsa tulad ng Nobyembre 24, 2003.
Hakbang 3. Pagbukud-bukurin ang iyong mga digital na file sa mga folder at subfolder
Katulad ng isang filing cabinet, gumamit ng iba't ibang mga digital folder upang maiimbak at ayusin ang iyong mga na-scan na dokumento. Sa iyong desktop, lumikha at lagyan ng label ang maraming mga folder na nauugnay sa iyong nai-upload na mga file. Kung nais mong gumamit ng mas maraming mga tukoy na kategorya, lumikha ng maraming mga subfolder sa loob ng bawat mas malaking folder. Magpatuloy sa pag-tink sa iyong mga digital folder hanggang sa makahanap ka ng isang system na gumagana nang maayos para sa iyo!
Halimbawa, kung mayroon kang isang folder na tinatawag na "Buwis," maaari kang lumikha ng maraming mga subfolder sa iba't ibang mga taon
Hakbang 4. I-upload ang iyong mga dokumento sa isang wiki upang maraming mga tao ang maaaring ma-access ang mga ito
Kung ang iyong workspace ay mas nakikipagtulungan, lumikha ng isang online wiki na ma-access ng iyong mga katrabaho at nakatataas. Matapos mag-sign in sa wiki, gamitin ang seksyong "toolbox" upang ma-access ang pindutang "upload file". Sa tampok na ito, maaari mong i-link ang iyong bagong nai-upload na dokumento sa iba't ibang mga tao na maaari na ngayong tingnan at ma-access ang file.
Tandaan na ang sinuman ay maaaring mag-edit ng mga file sa isang wiki
Hakbang 5. Gumamit ng cloud-based software upang mag-file ng mga dokumento nang on-the-go
Mag-download ng isang app o iba pang digital na serbisyo na gumagana pareho sa mga computer at mobile device. Upang mapanatili ang iyong mga file sa 1 lugar, gamitin ang serbisyong ito upang mag-upload ng mga larawan ng iyong mga file, upang maimbak ang mga ito sa isang cloud-based na software. Habang ang ilang mga softwares ay libre, maaaring kailangan mong magbayad upang makakuha ng mas maraming imbakan.
