Ang pag-aayos ng mga file sa opisina ay maaaring maging isang mahirap na gawain, lalo na kung mayroon kang maraming mga file at dokumento, ngunit hindi ito kailangang maging isang masakit na proseso. Ang pagpaplano nang maaga at pagpapasya sa isang file system ay maaaring makatulong sa iyo na ayusin ang iyong mga file upang umangkop sa iyong negosyo at matiyak na mas mahusay mong mahahanap ang mga mahahalagang dokumento. Kapag mayroon ka nang maayos na mga file, kailangan mong manatili sa isang pare-parehong system upang mapanatili ang iyong mga file sa ganoong paraan.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagbubuo ng isang Sistema
Hakbang 1. Lumikha ng mga kategorya ng file
Ang unang bagay na dapat gawin kung nais mong ayusin ang iyong mga file ay magpasya kung anong mga pangunahing kategorya ang gagamitin mo para sa pag-uuri. Ang magkakaibang uri ng mga tanggapan ay magkakaroon ng magkakaibang uri ng mga kategorya, ngunit ang pangkalahatang sistema ay pareho. Kailangan mong malaman ang isang system na pinag-uuri ang iyong mga file sa isang makabuluhang paraan.
Halimbawa, kung nagtatrabaho ka sa isang tanggapan ng batas at kailangan upang ayusin ang mga file ng kliyente, maaari kang pag-uri-uriin ayon sa mga pangkalahatang uri ng kaso: paglilitis, probate, corporate, administratibo, at iba pa
Hakbang 2. I-set up ang mga subcategory
Sa loob ng bawat solong kategorya, maaari kang makakuha ng mas tiyak sa pamamagitan ng pagbuo ng isang listahan ng mga subcategory. Ang anumang indibidwal na piraso ng papel na kailangang i-file ay maaaring tukuyin sa pamamagitan ng dalawang mga termino - ang pangkalahatang kategorya at pagkatapos ang subcategory.
Halimbawa, kung nagse-set up ka ng isang sistema ng pag-file para sa mga usapin sa pananalapi, maaari kang magkaroon ng isang pangkalahatang kategorya ng "Mga Papalabas na Pagbabayad," at pagkatapos ay mag-set up ng mga subcategory ng mga vendor, tagapagtustos, serbisyo, propesyonal at gastos sa pangangasiwa
Hakbang 3. Gumamit ng isang color-coding system
Ito ay simple, ngunit maaari itong maging isang mabisang paraan upang maisaayos ang iyong mga file para sa mabilis na pag-access. Magpasya kung ilang iba't ibang mga kategorya ang magkakaroon ka sa iyong system ng pag-file, at pagkatapos ay gamitin ang maraming iba't ibang mga may kulay na folder.
Sa halip na gumamit ng mga folder na ganap na may kulay, maaari kang gumamit ng mga regular na folder ng manila at makakuha ng mga may kulay na sticker. Maaari mo ring mailagay ang mga sticker sa tuktok na tab, sa gilid ng folder, o pareho para sa higit na kakayahang makita
Hakbang 4. Lagyan ng label ang mga file
Ang bawat file sa iyong tanggapan ngayon ay may isang malinaw na lugar na kinalalagyan. Dapat mong isulat ang label sa tab ng bawat folder nang malinaw at maayos upang malaman mo kung saan ito kabilang. Ang label sa bawat indibidwal na folder ay dapat magsimula sa pangkalahatang kategorya at pagkatapos ay sundan ng tukoy na subcategory. Halimbawa, ang isang folder na naglalaman ng mga tala ng pagbabayad sa iyong mga vendor ay magkakaroon ng label na, "Mga Papalabas na Pagbabayad / Nagbebenta."
- Ang mga label sa bawat file ay dapat na naka-print nang maayos at pare-pareho hangga't maaari. Napakadali mong makabili ng mga pakete ng software na magbibigay-daan sa iyong mai-format ang mga label, upang ma-type mo at mai-print ang mga ito gamit ang iyong computer.
- Kung nai-print mo ang iyong mga label sa iyong computer, dapat kang gumamit ng isang pare-parehong laki ng font at istilo. Kung nagpi-print ka sa pamamagitan ng kamay, dapat mong subukang maging pare-pareho at kasing malinis hangga't maaari.
Hakbang 5. Pagbukud-bukurin ayon sa alpabeto ang mga file
Kapag naitatag ang iyong system ng pag-file at nilikha mo ang lahat ng iyong mga folder, pagkatapos ay ilagay ang mga ito sa pagkakasunud-sunod. Dapat mong pag-uri-uriin ang mga pangkalahatang folder ayon sa alpabeto. Sa loob ng bawat pangkalahatang folder, ang mga subcategory ay dapat na pinagsunod-sunod din ayon sa alpabeto.
Maaari kang pumili upang pag-uri-uriin ang ilang impormasyon ayon sa petsa kaysa sa isang label sa paksa. Kung gayon, kakailanganin mong magpasya para sa iyong sarili kung may katuturan na pag-uri-uriin ang iyong mga file sa mga pinakabagong item sa harap at lumipat sa pinakamatanda, o kabaligtaran
Hakbang 6. Mag-iwan ng maraming pulgada ng puwang sa bawat drawer ng pag-file
Kapag itinatatag mo ang iyong system ng pag-file, kailangan mong mag-iwan ng puwang para lumaki ang mga file. Habang tumatagal, walang alinlangan na makakatanggap ka ng higit pang mga papel upang idagdag sa bawat folder. Mag-iwan ng puwang para sa iyong mga file upang mapalawak. Kung hindi man, magkakaroon ka ng mahirap na gawain sa paglaon ng paglipat ng buong mga seksyon o mga file drawer upang magkaroon ng silid.
Paraan 2 ng 3: Pagsunud-sunurin sa mga Hindi Gulo na Mga File
Hakbang 1. Ipunin ang lahat ng mga materyal na kailangan ng pag-file
Kung nagsisimula ka sa isang koleksyon ng mga papel na hindi organisado at nagkagulo, kakailanganin mong magsimula sa pamamagitan ng paghila ng mga papel. Maghanap ng isang lugar ng trabaho at kolektahin ang lahat sa isang tumpok. Makakapagtrabaho ka pagkatapos sa pag-aayos.
Hakbang 2. Paghiwalayin ang mga papel sa dalawang pangkat para sa "aksyon" at "pag-file
”Bilang unang hakbang, dapat kang gumawa ng isang folder o pile para sa lahat ng bagay na nangangailangan ng agarang pagkilos. Ang mga papel na ito ay hindi dapat mai-file, o maaaring hindi mo matandaan na gawin ang gawaing kailangang gawin. Itabi ang folder na "aksyon" na ito upang matugunan kaagad. Pagkatapos ay magpatuloy sa pag-file ng natitirang mga papel.
Ayusin ang file na "aksyon". Ang mga papel na kailangang harapin kaagad ay dapat na ayusin sa mas maliit na mga pangkat batay sa gawaing kailangan mong gawin. Halimbawa, i-set up ang mga naturang subcategory tulad ng tawag, pagsusulat, paghahatid, at pagbabayad
TIP NG EXPERT
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Hakbang 3. Kunin ang bawat papel nang isang beses
Habang pinag-aayos mo ang mga maluwag na papel na iyong nai-file, gumawa ng mga desisyon tungkol sa bawat isa sa pagsuri mo dito. Kunin ang papel, basahin ito, magpasya kung aling kategorya at subcategory ito kabilang sa iyong system ng pag-file, at pagkatapos ay itago ito. Ang pagtatrabaho sa ganitong paraan ay makakatulong sa iyo na may pare-pareho sa iyong pag-file at tutulong sa iyo na makatipid ng oras sa pamamagitan ng pagharap sa bawat item nang isang beses lamang.
Habang sinusuri mo ang bawat item, dapat mong matukoy kung kailangan mo ring panatilihin ito. Kung ang papel ay isang bagay na napagtanungan at hindi isang bagay na kailangan mong itago bilang isang talaan, pagkatapos ay isaalang-alang ang pagtatapon nito sa halip na i-file ito
Hakbang 4. Buksan ang bawat item
Karamihan sa mga papel na mayroon ka ay maaaring dumating sa sulat at malamang na nasa mga sobre at nakatiklop. Alisin ang mga papel mula sa kanilang mga sobre, buksan itong patag, at pagkatapos ay mag-file. Ang pag-file ng bawat papel sa ganitong paraan ay makakatulong sa iyong mga folder na magkatugma sa drawer ng file, nang hindi nakaumbok kung saan nakasalansan ang mga nakatiklop na papel.
- Magpasya kung kailangan mong panatilihin ang anumang mga sobre. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga sobre ay hindi kinakailangan at maaaring itapon. Gayunpaman, kung naniniwala kang maaaring mangailangan ng katibayan ng paghahatid o patunay ng isang postmark, dapat mong i-staple ang sobre sa mga papel at panatilihin silang magkasama.
- Ang maramihang mga papel ay dapat na stapled magkasama. Pipigilan nito ang mga bagay na magkahiwalay o mawala. Mas gusto ang mga staples kaysa sa mga clip ng papel dahil (a) mas magkakapareho silang magkasya sa mga file at (b) wala silang problema sa pagdulas.
Paraan 3 ng 3: Pagpapanatili ng Iyong Mga File
Hakbang 1. Gumamit ng isang basket na "To File"
Kapag pumasok ang iyong bagong sulat sa iyong opisina o kapag may bagong gawaing papel, maaaring hindi mo ito agad mai-file. Dapat mong ilagay ang lahat na kailangang i-file sa isang solong lugar upang mai-file kapag nagawa mo. Ang isang basket sa iyong lamesa, na may label na "Upang Mag-file," ay isang mahusay na paraan upang itabi ang mga papel na ito hanggang handa ka na.
Hakbang 2. Magtalaga ng isang pare-parehong oras upang magtrabaho sa pag-file
Kung maaari mo, mag-iskedyul ng isang pare-pareho na oras bawat araw o linggo na maaari kang magtrabaho sa pag-file ng mga bagong papel. Kung gagawin mong regular na pag-file ang iyong gawain, mas malamang na makasabay ka rito.
- Halimbawa, maaari mong itabi ang huling kalahating oras ng bawat araw upang mag-file ng mga papel sa maghapon. Kung hindi ito sapat na oras, maaari mong subukang gawin ang iyong pag-file nang dalawang beses bawat araw, bago ka pa mananghalian at pagkatapos bago ka umalis para sa isang araw.
- Ang mga susi sa tagumpay ay pare-pareho at pag-uulit.
Hakbang 3. Tiyaking naiintindihan ng iba na may access sa mga file ang system
Kung ikaw lamang ang taong gumagamit ng iyong mga file, madali mong mapapanatili ang pagkakasunud-sunod na nilikha mo. Gayunpaman, kung kailangan ng ibang tao na gamitin ang mga papel sa iyong mga file, dapat mong tiyakin na naiintindihan nila - at sundin - ang system na iyong nilikha. Ang pagkakaroon ng isang sistema ng pag-file sa lugar ay hindi kapaki-pakinabang kung ang mga papel ay nagkakamali at nalalagay sa mga hindi wastong folder.
Kung maaaring mas mahusay at mas epektibo kung mag-alok ka upang makakuha ng anumang bagay na maaaring kailanganin ng ibang tao sa iyong tanggapan, at pagkatapos ay hilingin sa kanila na ibalik ang lahat nang direkta sa iyo. Pagkatapos ay makasisiguro ka na ang lahat ay napupunan ng tama
Hakbang 4. Itago ang mahahalagang dokumento sa isang ligtas na lugar
Ang ilang mga espesyal na materyales ay maaaring kailanganin na gaganapin sa magkahiwalay, mga espesyal na lokasyon. Halimbawa, ang ilang mga papel ay maaaring kailanganing itago sa isang ligtas o sa isang fireproof lockbox. Maaaring kailanganin mo ring panatilihin ang ilang mga materyales sa labas ng site, sa isang kahon ng kaligtasan sa bangko o sa tanggapan ng abugado ng iyong kumpanya.
Hakbang 5. Regular na suriin ang iyong mga file
Hindi bababa sa isang beses sa isang taon, o mas madalas kung kinakailangan, dapat kang magtabi ng ilang oras upang suriin ang iyong mga file. Ang layunin ng pagsusuri na ito ay upang magpasya kung may mga papel o buong folder na maaaring itapon o baka ilipat sa isang off-site na pasilidad sa pag-iimbak. Kung ang isang bagay ay hindi na kakailanganin muli, pagkatapos ay dapat mong itapon ito. Kung ito ay isang bagay na hindi mo inaasahan na regular na gagamitin ngunit maaaring kailanganin mong mapanatili bilang isang talaan, dapat mo itong ipadala sa imbakan.
